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オフィス移転の流れと考慮すべきポイント11個

こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)の柳です。本日オルトプラスが渋谷から池袋に移転する旨をプレスリリースいたしました。

そうです!わたしたちはここ半年ほど、移転プロジェクトを水面下で進めておりました。オフィス移転はそう何度も経験することではないですが、やるとなったら細かい確認事項や手続きが盛りだくさん!

今回オフィス移転で培ったノウハウを何回かに分けてご紹介したいと思います。

オフィス移転で考慮すべきポイント11個

現オフィスについて

・現オフィスの解約日の調整、確定 ・原状回復条件について確認、発注 ・保証金の返金時期の確認 ・持っていくもの、廃棄するものの確認

移転先オフィスの選定

・移転条件の洗い出し、優先順位づけ └コスト面、便利性面、社員の通勤時間&費用のトータル額、周りの環境など

オフィス移転プロジェクトの立ち上げ

・移転スケジュール立案 ・引越し内装移転業者の選定 ・定例ミーティングの設定

移転先オフィスデザインのプランニング

・現オフィスの課題や改善したい要件洗い出し、優先順位づけ ・デザインコンセプト決め ・デザイン詳細決め └オフィスレイアウト確定(電源の位置、避難経路の確保、排煙の確保) └オフィスデザイン素材詳細決め ・座席数の確認、確保 ・会議室の名前決め

移転のお知らせ

・移転のお知らせの方法とタイミング決め └DM、SNS、プレスリリース、広告出稿、、、など

関係各省庁への届出

・関係各省庁への届出書類リストアップ ・届出変更手続き

取引先への移転のお知らせ及び契約変更など

・清掃業者の変更検討、確定 ・各種取引先(オフィスグリーン、オフィスコンビニ、溶解ボックス、コピー機、、、など全て) ・郵便局、宅急便の転送依頼

社内備品の買い替え&手配

・新住所名刺の作成 ・ゴム印 ・封筒 ・署名や共通テンプレートの住所書き替え

引っ越し関連

・新しいオフィスの座席表作成 ・引っ越し用ナンバリング表作成 ・移転の手引きの作成 ・移転の手引きについて社員へ通知、オリエン ・新セキュリティーカードの配布 ・古いセキュリティーカードの回収

社員の交通経路の確認とりまとめ

・新オフィスの最寄駅確認 ・交通費支給のルール確認 ・通勤経路変更の申請方法の確定 →オルトプラスの場合はGSuiteを利用しているので、グーグルフォームで回収しました。

電話ネット回線関連

・電話番号が変わるか否か →オルトプラスの場合はIP電話を利用しているため、電話番号の変更はありませんでした。 ・プロバイダの見直し ・移転先のインターネット環境の設計

まとめ

大項目を洗い出しただけでも11項目!しかもひとつひとつ細かい確認や合意を取りながら進めることが多いので、移転プロジェクトのコアメンバーで密に確認を取り合いながら進めていくことが最大のポイントです。

また、移転する効果を最大化するために総務や情報システムメンバーだけでなく、広報チームとの連携も必要になってきます。

移転は全社を挙げた一大プロジェクト!!もし移転プロジェクトのメンバーに選ばれたらなかなかない機会だと思って張り切りましょう〜 次回以降は個別のノウハウについてご紹介していきたいと思います!

ではでは〜

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