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働き方改革 経費精算 紙とシステムのメリット・デメリット

こんにちは。コーポレートブランディング部 総務担当のおかだです。 みなさんは経費精算システムどうされていますか? 業務の効率化によって生産性を向上させようと取り組まれている企業もたくさんいるかと思います。 働き方改革で経費精算は特に効率化の面で注目されていることのひとつです。

 経費精算とは..

会社の運営や業務のために従業員が立て替えた費用を払い戻すことです。

どのように経費精算されるのかというと

「立て替え払いした社員が、レシートや領収書の確証を添えて、支払った名目や金額、内容を経理に報告する」

というのが従来のやり方ではないでしょうか。

このような業務を少しでも効率よくするためたくさんの経費精算サービスありますが、実際紙とシステムでどんなメリット、デメリットがあるのか見てみましょう。

紙の場合

メリット

誰でも簡単にできる

デメリット

・内容を書き込むのが手間

・上長の印鑑が必要

・領収書の保管が必要

システムの場合

メリット

・ヒューマンエラーの防止

・レシート、領収書の保管が不要

・クレジットカード/ICカードの連携ができるものもある

・WEB画面での一元管理可能

など

デメリット

・導入費用がかかる

・最適なシステムを探し出すのが困難

経費精算ツールの紹介

経費精算システムはありすぎて企業によってどのシステムがベストか決めるのが大変…

そのなかでも3つほどご紹介しますね。

Dr.経費精算

領収書を撮影するだけで自動入力されるため、領収書入力が不要になります。

ICカードで改札を抜けた情報から、交通費を自動入力することも可能です。

入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができます。

ただ、他のシステムよりも金額は高めみたいです。

クラウド経費精算システムならDr.経費精算。従業員の入力負荷を最小化する全自動入力機能によって、交通費・旅費、出張、交際費の経費精算業務の無駄な時間を徹底的に効率化します。 Dr.経費精算 | 全自動入力のクラウド経費精算システム - Dr.経費精算|全自動入力のクラウド経費精算シ...

ハイ!経費

低コストなのに標準機能が充実で例えば、

・交通系ICカードリーダーから乗車履歴の自動取込み

・申請時に自動で仕訳

・出張時の日当計算や領収書の添付、電子化、「勘定奉行」など会計ソフトとの連携

・最短1日で導入可能

など!!

月額300円から使える経費精算システム。交通経路や運賃検索、確認、出張時の日当計算、定期区間の自動控除などを自動化し、経理にかかる時間を大幅に削減。不正な請求や二重請求などによるコスト削減も可能になります。 経費精算システム 経理の業務効率化を実現する「ハイ!経費」 - 経費精算システム 月額300円で1名から使える ...

Concur Expense

海外のサービスで、海外の多くの大企業でも利用されているそうです。

経費・交通費、交際費の申請/承認はスキマ時間にスマホで完結でき、経路検索連携はもちろん、ホテル手配、タクシー配車、Wifiルータレンタルなどお好みのサービスを連携することができます。

カスタマイズ項目が多いので複雑なカスタマイズが必要な企業には向いていますね。

コンカーエクスペンスで経費精算を自動化!利用者数4400万人、国内実績豊富なSAP Concurのクラウド型経費精算システム。使いやすく、どんなシナリオにも効果を発揮。詳しくはこちらから。 経費精算システムの世界標準/経費管理の効率化は Concur Expense - コンカー - www.concur.co.jp

まとめ

調べてみると実際に社内で別の用途で使用しているシステムに経費精算システムが入っていた!!

ということも…

その場合コストはゼロまたは追加コストが低く済む可能性もありますよね。

働き方改革のひとつとして、経費精算導入&社内システムの見直しをしてみるのはいかがでしょうか。


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