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意図を明確にして雑務工数をカット!~その座席表、必要ですか?~
コスト&工数を、とことんカット!
みなさんこんにちは!コーポレートブランディング部、広報担当のさいまりです!
コーポレートブランディング部は、労務、採用、広報などそれぞれの業務を行いつつ、総務機能も内包しているのが特徴です。
オルトプラスのCOOで、コーポレートブランディング部(CB部)部長の鵜川です。CB部が発足して約1年が経ち、メンバーも揃ってきて、いろいろな効果を感じられるようになりました。ということで、ここらでCB部立ち上げの背景や目指すところなどを言語化しておこうかな... なぜ今コーポレートブランディングなのか?オルトプラスが注力する理由 - CBplus
そのため、少しでも管理工数を削減すべく、自動化・効率化にあらゆる面で積極的に取り組んでいます。
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そんな中、とあることが問題になっておりました。
誰がどこにいるかわからない問題
頻繁な席替え、煩雑な更新

オルトプラスでは業務効率アップの観点から、この規模(200~300人)の企業にはめずらしく頻繁に席替えを行います。(社内で民族大移動と呼ばれるほど、それはもう豪快に席替えを行います)
都度報告・都度更新していたものの、報告漏れや報告フローが不明瞭などの問題から、公開されている内容が最新版ではなかったり、一部誤りがあるなど座席表の体をなしていませんでした。

また、座席表の更新は優先度が低くなりがちなため、更新したと思ったらもう変わっていたなんてことも…( ˘ω˘)ツライ
管理するのを思い切ってやめる
その座席表、必要ですか?
そこで、そもそも「何のための座席表なんだっけ?」というところから詰め直しました。
たかが座席表に?と思われるかもしれませんが、どんな雑務にも意図があり、逆にそれがないものは「仕事」ではなく形骸化した謎の作業です。どんどん斬り捨てていきましょう!

ほしかったのは「座席状況」一覧
チーム内で話し合ったところ、「隣の席の人の名前を知るための更新は不要だよね」というところに落ち着きました。(チームメンバーなんだからわかる、新人さんは尋ねればよい)

1.どこの島に何のチームが入っているのか、そのメンバー数
2.どこの座席が空いていて、余剰はいくつあるのか
さえ把握できれば、月に何度も更新する必要はない。という結論に落ち着きました。
更新は月1回事業部ごと!
とはいえ、ピンポイントでお声がけしたいタイミングはありますし、入退者の更新は必要。
更新のタイミングを月1回に統一し、全体の管理を行わず事業部ごとに更新をお願いしました。全体へのシェアのみ、月に1度行う形に!
その結果、、、
報告の手間はなくなり、更新の手間は分散され、情報が正確に!
撲滅!謎作業!
更新するのも報告も面倒だし、なのに何のために存在しているかわからない。でも引き継がれたから必要なんだろうな。そんな雑務を抱えていませんか?
思考停止でこなす作業は、働く脳みそを殺していきます。
一見なんてことない地味で簡単な作業も、チリツモで大きく時間をそがれているのです。 作業を一度棚卸しして、誰も特をしない謎作業をばんばん斬っていきましょう!
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