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意図を明確にして雑務工数をカット!~その座席表、必要ですか?~

コスト&工数を、とことんカット!

みなさんこんにちは!コーポレートブランディング部、広報担当のさいまりです!

コーポレートブランディング部は、労務、採用、広報などそれぞれの業務を行いつつ、総務機能も内包しているのが特徴です。

オルトプラスのCOOで、コーポレートブランディング部(CB部)部長の鵜川です。CB部が発足して約1年が経ち、メンバーも揃ってきて、いろいろな効果を感じられるようになりました。ということで、ここらでCB部立ち上げの背景や目指すところなどを言語化しておこうかな... なぜ今コーポレートブランディングなのか?オルトプラスが注力する理由 - CBplus

そのため、少しでも管理工数を削減すべく、自動化・効率化にあらゆる面で積極的に取り組んでいます。

こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです。今日は人事システムの話をしたいと思います。作業を効率化するはずのシステムがかえって更新工数がかかり人事担当者を圧迫する罠人事担当者であれば、「あるある」と共感いただくことも... 人事DBをSmartHRとカオナビに移行してコストダウンした話 - CBplus

こんにちは!コーポレートブランディング部、労務のあすみです。今回は、従業員⇒会社のお問合せへの受付方法の改善についてご紹介します!やったこと従業員から会社への問い合わせ窓口を設置し、お問い合わせ先を明確化しました。なぜやったのか問い合わせが個別ばら... ブラックボックス禁止!問い合わせ窓口設置で質問対応がスムーズになった件 - CBplus

そんな中、とあることが問題になっておりました。

誰がどこにいるかわからない問題

頻繁な席替え、煩雑な更新

オルトプラスでは業務効率アップの観点から、この規模(200~300人)の企業にはめずらしく頻繁に席替えを行います。(社内で民族大移動と呼ばれるほど、それはもう豪快に席替えを行います)

都度報告・都度更新していたものの、報告漏れ報告フローが不明瞭などの問題から、公開されている内容が最新版ではなかったり、一部誤りがあるなど座席表の体をなしていませんでした。

また、座席表の更新は優先度が低くなりがちなため、更新したと思ったらもう変わっていたなんてことも…( ˘ω˘)ツライ

管理するのを思い切ってやめる

その座席表、必要ですか?

そこで、そもそも「何のための座席表なんだっけ?」というところから詰め直しました。

たかが座席表に?と思われるかもしれませんが、どんな雑務にも意図があり、逆にそれがないものは「仕事」ではなく形骸化した謎の作業です。どんどん斬り捨てていきましょう!

ほしかったのは「座席状況」一覧

チーム内で話し合ったところ、「隣の席の人の名前を知るための更新は不要だよね」というところに落ち着きました。(チームメンバーなんだからわかる、新人さんは尋ねればよい)

1.どこの島に何のチームが入っているのか、そのメンバー数

2.どこの座席が空いていて、余剰はいくつあるのか

さえ把握できれば、月に何度も更新する必要はない。という結論に落ち着きました。

更新は月1回事業部ごと!

とはいえ、ピンポイントでお声がけしたいタイミングはありますし、入退者の更新は必要。

更新のタイミングを月1回に統一し、全体の管理を行わず事業部ごとに更新をお願いしました。全体へのシェアのみ、月に1度行う形に!

その結果、、、

報告の手間はなくなり、更新の手間は分散され、情報が正確に!

撲滅!謎作業!

更新するのも報告も面倒だし、なのに何のために存在しているかわからない。でも引き継がれたから必要なんだろうな。そんな雑務を抱えていませんか?

思考停止でこなす作業は、働く脳みそを殺していきます。

一見なんてことない地味で簡単な作業も、チリツモで大きく時間をそがれているのです。 作業を一度棚卸しして、誰も特をしない謎作業をばんばん斬っていきましょう!

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