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業務システムの運用と効率化について

こんにちは、CB部(コーポレートブランディング部)のandoです。 今回は主にバックオフィスで利用している業務システムにどのようなものがあるかご紹介させていただきます。


組織・人事システム

所属部署や役職の変更、従業員の入社・退社などで社内の人事情報が変わることはよくありますが、組織または人事的な情報を確認するためのシステム導入を行っています。

現在は こちら にも事例として紹介いただいているカオナビを利用させていただいております。 また、グループチャットやメーリングリストをコミュニケーションツールとして利用しており、組織・人事情報の変更に伴ってこれらのシステムと連携させることも重要になります。

ワークフローシステム

社内の稟議申請・承認や確認を行うためのシステム導入を行っており、現在は こちら でも紹介いただいている rakumo を利用させていただいています。 社内システムやアカウント管理のためのワークフローもこちらで運用しています。

rakumoはGoogleとの連携がしやすく、認証に関してGoogle側で一元管理できるため、効率的なシステム連携ができています。

電話・受付システム

外線及び内線用にIP電話サービスを利用しています。受付には電話の子機をおいており、来訪いただいた方に内線番号を発信していただいています。 現在は、BIZTELモバイル を利用させていただいており、社内管理のインターネット回線と接続されています。

入退社システム

スタッフの入社や退社に伴い、アカウントの作成・削除や必要なシステムへの認可またはその取り消しを行う必要があります。

様々なシステムが存在するため、それぞれのシステムでのアカウント管理は入退社するスタッフが集中したりすると、かなりの時間がかかってしまったり、多すぎることで確認漏れがでてきてしまいます。 このため、アカウントの一元管理と SSO(シングルサインオン) を実現するため、oneloginの導入 をさせていただいております。

また、単純なアカウント作成・削除やログイン以外の複雑な条件に基づく対応や認可処理などのために、Selenium WebDriver を使った自動化のシステムを開発し、一部運用しています。

端末・図書管理システム

社内にある端末や図書(書籍)の貸し出し管理のために一部システム導入をしています。 特に端末は紛失した場合の問題が比較的大きいので、予約用のシステムで登録後に受け取るという形をとっています。

新しく端末や図書を購入する場合も、稟議や購買を経て、これらのシステムに新規登録をして管理しています。

勤怠・労務管理システム

現在オルトプラスでは定時制勤務を基本計としていますが、遅刻早退した場合や残業や休日出勤、休暇取得などへの対応も含めて、勤怠及び労務管理を行うシステムを導入しています。

ワークフローシステムと同じようにこちらも申請する利用者と承認・確認する利用者と二つの形態があり、さらにこれらのデータをまとめて給与や控除に反映するための労務担当者がシステムからデータ集計を行います。

まとめ

この他にも派遣社員や業務委託の方との契約や労務のためシステムや契約書などをまとめたり、法務的に必要な管理システムなど種々ありますが、主にバックオフィスから見て必要な機能ごとに利用しているシステムを一部紹介させていただきました。

従業員が多くなると物理的な距離や時間の制約からシステム導入を行うことはあるかと思いますが、システムが増えていった場合も手間が増え、管理コストもあがることから、システムの連携方法も考える場面がでてくると思います。

システムの必要性や利用導線も十分に考えた上で、効率的なシステム化を考えて、新しいシステムの導入や運用を行っていくことが大事かと思います。

参考リンク

  1. 【オルトプラス】ヒット連発のソーシャルゲーム開発会社の陰に「KDDI ChatWork」あり

  2. 退屈なブラウザ作業はSeleniumにやらせようーーはじめてでもできるブラウザ操作自動化

  3. 社内の備品貸出にTSUTAYAのレジ風システムを導入した

#システム #効率 #業務 #運用

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