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自社主催で採用説明会やってみた!〜準備段取り編〜

こんにちは。オルトプラスCB部(コーポレートブランディング部)のやなぎです。会社の文化をつくるのは人!つまり採用活動もCB部のおしごとです。本日は高知で採用説明会を行ってきましたので実際の準備のノウハウを公開します!

採用説明会って?

採用説明会とは、企業がスタッフを採用するために自社のことを説明する会のことです。新卒向け、中途向けなど様々なものがあります。また、自社で開催する場合やエージェントなどが主催したものに参加するということもあります。今回はオルトプラス主催の1社説明会についてお話します。

なぜ会社説明会を実施するのか

企業の魅力を伝え、母集団を形成するため

企業の雰囲気やビジョンなどは、実際に見て見ないとなかなかわかりません。◯◯なイメージだな、、、と思う企業でも実際に中の人と話してみると印象が変わって志望度が上がったり下がったりすることはよくあると思います。

会社説明会を実施することで、企業側からは多くの人に会社の魅力を伝えられ、候補者側からは中の人の雰囲気や求人情報だけではわからない多くの情報を入手できるというメリットがあります。

採用広報のため

採用説明会には多くの人が訪れます。エージェント主催の合同説明会では100名以上の方が来場することも珍しくありません。多くの方が来場する説明会では、まだ自社のことを知らない人に自社の魅力をアピールする絶好のチャンスです。

それをきっかけに自社に興味を持ち応募してくれるきっかけになることも少なからずあります。

実施の手順

今回は自社主催の場合のフローです。今回は採用ターゲットの設定は完了しているところからスタートします。自社開催の場合は当たり前ですが会場の設定から集客、実行まですべて自社で行うため段取りがとても大事です!ケースバイケースでフローが前後することもあります。ではいってみましょう!

開催日と場所の決定

何名をいつまでに採用したいか?が決まったら開催日と場所を設定します。採用説明会の開催日は、実際に採用したい(入社してほしい)時期から最短のリードタイムを1.5ヶ月くらいでみましょう。

自社の採用推進率から集客したい人数を決めたらそのキャパシティが受け入れられる場所を設定します。自社のミーティングスペースなどがイベント用に作られている場合は自社で開催するのが楽です。しかしそういったスペースがない場合は適当なところを見つけましょう。

採用説明会は自社の採用広報、ブランディングの観点からも重要です。簡素な会議室よりは、なるべく自社のイメージアップに繋がるような素敵な場所で開催することがおすすめです。

今回は高知での開催。オルトプラス高知はフリースペースが狭いため、オルトプラス関連会社のシフトプラスのミーティングスペース、「Bridge」をお借りしました!(とっても素敵な会場でした!)

当日までのスケジュールと準備物洗い出し

ざっくりで良いので当日までのスケジュールを洗い出します。特にノベルティやチラシ、ポスターなどの制作物のスケジュールをしっかり確認しましょう。

▼実際に説明会で利用したチラシ。このほかにも新聞広告、求人フリーペーパーを同じデザインで作りました。

告知・集客をする

日程と場所が決まったら、早速集客をします。集客方法は様々なものがあります。できるだけ効果的で効率の良い手法を選択しましょう。

例) ・自社のホームページやFacebook、Twitter ・学校への告知、ポスターなどを貼ってもらう(ターゲットが学生の場合) ・ハローワークとの連携(特に地方の場合) ・Facebook広告 ・connpassやPeatixなどのイベントサイトを利用する ・求人媒体へ広告を掲載する

関係者を招集したキックオフを開催

当事者を全員集めてキックオフをします。ここでは、説明会のゴールと目標のすり合わせ、当日までのスケジュールの共有をします。

当日の詳細スケジュールを作成

たくさんの人が来る会社説明会では段取りが命!です。詳細スケジュールを作成することで、滞りなくスムーズな運営ができることと、ある程度のハプニングであれば各々で判断して進行を進めることができます。

関係者を招集した直前ミーティングを開催

このミーティングでは、当日のスケジュールの読み合わせ、各担当の役割確認を行います。

準備物チェックリストに沿ってツールや備品の準備&配送

自社内ではなく、レンタルスペースで説明会を実施する場合、プリンターがあるかどうかは絶対確認した方が良いです。(緊急の場合はコンビニでもプリントアウトできますが、大量のコピーをすると意外とこれが高くつきます、、、!)

社内で用意できるものは予め準備をしておきましょう。(それでも当日、あれが足りない!となるものです)

まとめ

説明会自社開催の準備は細かいですが、スケジュールチェックリストを一度きちんと作ってしまえばあとからとっても楽です。こういった準備段取り系はなるべくフォーマット化して、説明会の内容自体のクオリティアップや採用広報の施策の企画に時間を取れるようにしていくことが大切ですね!

ではでは〜

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